บทที่ 3 สรุปท้ายบทและแบบฝึกหัด

สรุป  บทที่ 3 การแก้ปัญหาทางธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ

              แนวคิดเชิงระบบเพื่อการแก้ปัญหา ( Systems Approach to Problem Solving)

สมมุติว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายและผู้บริหารระดับสูง ให้คุณหาวิธีที่จะได้ข้อมูลจากพนักงานขาย คุณจะทำอย่าไรและจะทำอะไร คุณคิดไหมว่าอาจมีวิธีที่เป็นระบบที่จะช่วยพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีเพื่อตอบคำถามนี้ นี่คือกระบวนการแก้ไขปัญหาที่เรียกว่า แนวคิดเชิงระบบ (Systems Apporach)

การคิดอย่างระบบ(Systems Thinking)

           การคิดอย่างเป็นระบบ ทำให้เข้าใจปัญหาและโอกาสในการแก้ไขที่ดีที่สุด ปีเตอร์ เซนก์ นักเขียน และที่ปรึกษาทางด้านการจัดการ เรียกการคิดอย่างเป็นระบบว่าเป็น กฎข้อที่ 5 เซนก์ กล่าวว่า การจัดการคิดอย่างเป็นระบบไปพร้อมกับกฎข้ออื่นๆ ได้แก่การควบคุมตนเอง การไม่อคติและไม่ท้อแท้ การแบ่งปันวิสัยทัศน์ร่วมกันการเรียนรู้เป็นทีมงาน

การเลือกแนวทางการแก้ปัญหาที่ดีที่สุด(Select the Best Solution)

                  เมื่อประเมินแนวทางในการแก้ไขปัญหา คุณสามารถเริ่มกระบวนการการคัดเลือกแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมที่สุด โดยสามารถประเมินเปรียบเทียบจากหลักเกณฑ์เดียวกัน เช่น สองทางเลือกสามารถตรวจสอบและให้คะแนน เพื่อเลือกและปฎิเสธโดยขึ้นอยู่กับเกณฑ์ในแต่ละหัวข้อหรือคะแนนโดยรวม

การออกแบบและนำแนวทางในการแก้ไขปัญหาไปใช้จริง(Design and Implementing a solution)

               แผนการนำไปประยุกต์ใช้ที่กำหนดแหล่งข้อมูล กิจกรรม และระยะเวลาสำหรับขั้นตอนการนำไปใช้ที่เหมาะสม ดังนั้นการออกแบรายละเอียดและแผนการนำไปประยุกต์ใช้สำหรับระบบการส่งเสริมการขายด้วยคอมพิวเตอร์ ควรประกอบด้วยประเภทและแหล่งของคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ และซอฟแวร์ที่ต้องจัดหาสำหรับพนักงานขาย

การพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาอื่นๆ(Developing Alternative Solutins)

             มีแนวทางในการแก้ปัญหาหลายวิธี อย่าใช้วิธีแก้ปัญหาเพียงวิธีเดียวหลังจากที่กำหนดปัญหาอย่างเร่งรีบเพราะมันจะจำกัดทางเลือกของคุณและขโมยโอกาสในการวิเคราะห์ข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบของทางเลือกอื่นๆ และคุณยังเสียโอกาสในการรวบรวมข้อดีของแต่ละแนวทางอีกด้วย

ประเมินทางเลือกในการแก้ไขปัญหาอื่น(Evaluating Alternative Solutions )

                  เมื่อทางเลือกในการแก้ไขปัญหาได้ถูกพัฒนาขึ้น ให้ประเมินหาข้อสรุปหาวิธีทางในทางแก้ไขปัญหาใดที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจและความต้องการของบุคลากรมากที่สุด ความต้องการเหล่านี้คือกุญแจสำคัญที่จำเป็นต่อความสำเร็จทั้งด้านบุคลากรและธุรกิจ

การใช้แนวคิดเชิงระบบ(Using the systems Approach)

               ลองนำแนวคิดเชิงระบบมาประยุกต์สู่แนวทางแก้ไขปัญหากับบริษัทที่กำลังเผชิญหน้าอยู่ในโลกธุรกิจอ่านกรณีศึกษาและร่วมกันวิเคราะห์ โดยใช้แนวคิดเชิงระบบแก้ไขปัญหาในแต่ละขั้นตอน

Auto Shack Stores:การแก้ไขปัญหาทางธุรกิจ(Solving a Business Problem)

               Auto Shack Stores เป็นสาขาของร้านขายชิ้นส่วนรถยนต์และประดับยนต์ในรัฐอริโซนา มีสำนักงานใหญ่อยู่ที่เมืองฟินิกซ์ มี 14 สาขาในระยะเวลา 10 ปี พบปัญหาอัตราการเติบโตของยอดขายตกลงเมื่อเทียบกับที่คาดหการณ์ไว้ ผลประกอบการที่ได้เมื่อต้นปี 1998 ชี้ให้เห็นว่าอัตราการเติบโตของการขายตกลงอย่างต่อเนื่อง แม้ว่าจะได้เพิ่มสาขาอีก 2 แห่งในปี1997 ก็ตาม

               ทีมของผู้จัดการร้านและนักวิเคราะห์ระบบจากฝ่ายบริการสารสนเทศได้ศึกษาความเป็นไปได้ในการใช้ POS เพื่อวางแผนระบบการขายใหม่บนพื้นฐานการวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้โดยสำรวจกระบวนการขายของพนักงานขายแต่ละราย สัมภาษณ์ผู้จัดการ พนักงานขาย และพนักงานแผนกอื่นๆ

การกำหนดปัญหา(Defining the Problem)

มีสัญณานบอกเหตุถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับ Auto Shack ในอนาคต คือ สัญณานบอกเหตุด้านผลปฏิบัติการด้านการขาย 

ความชัดเจนของปัญหา(Statement of Problem)

              ผู้จัดการ พนักงานขาย และลูกค้าได้รับสารสนเทศด้านสินค้าและบริการไม่ดีเท่าที่ครวผลปฏิบัติงานด้านการขายในหน่วยงานเกิดความเสียหายจากกระบวนการขายที่ลดลง จึงใช้เวลาส่วนใหญ่ในการพยายามหาข้อมูล ทำให้ลดเวลาในด้านบริหาร ด้วยเหตุนี้ คุณภาพของการตัดสินใจด้านการตลาดและผลงานด้านการขายของบริษัทจึงยังคงมีปัญหาอยู่เช่นเดิม

ความชัดเจนของความต้องการทางธุรกิจ(Statement of Business Requirements)

             ระบบ POS คือกำหนดฐานงานเป็นไปได้ในการสนับสนุนบทบาทของระบบสาระสนเทศ แผนการนี้ยังได้กำหนดความต้องการด้านอื่นๆเพื่อให้เข้ากับเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่

การประเมินของแนวทางการแก้ไขปัญหา(Evaluation of Solution 1 )

ประเมินแนวทางแก้ไขปัญหาแบบที่ 1 (Evaluation of Solution 1 )

หลักการสำหรับแนวทางแก้ไขปัญหาที่เลือก(Rationale for the Select Solutions)

          Auto Shack Store ครวพัฒนาระบบสารสนเทศการขายแบบ POS ซึ่งจะทำให้กระบวนการขายของพนักงานสะดวกรวดเร็วขึ้นและช่วยผู้จัดการให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกับความต้องการได้ทันท่วงที

Millipore Corporation: วิเคราะห์ความต้องการเว็บไซท์

          Millipore เป็นบริษัทที่ไม่ต้องการใช้วิธีการหาคำตอบด้วยการเดาความต้องการส่วนประกอบและการใช้งานต่างๆที่จะเพิ่มในเว็บไซท์ของบริษัทผู้จัดการด้านสื่อสารองค์กร สำนักงานใหญ่ที่จะสอบถามความต้องการของลูกค้าเพื่อให้ในสิ่งที่ลูกค้าต้องการ

แนวทางในการแก้ปัญหาด้วยการพัฒนาระบบสารสนเทศ(Developing Is Solution)

              ในทุกวันนี้การแก้ไขปัญหาทางธุรกิจด้วยการพฒันาระบบข้อมูล เป็นความรับผิดชอบของนักธุรกิจมืออาชีพและในฐานะผู้ใช้คุณสามารถรับผิดชอบสำหรับการวางแผนเพื่อพัฒนาระบบใหม่หรือปรับปรุงระบบสารสนเทศเดิมสำหรับบริษัทของคุณ

วงจรการพัฒนาระบบ(Systems Development cycle)

            การใช้แนวคิดเชิงระบบเพื่อเป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหาการพัฒนาระบบสารสนเทศเกี่ยวข้องกับกระบวนการที่มีหลายขั้นตอนที่เรียกว่า วงจรการพัฒนาระบบสารสนเทศหรือวงจรชีวิตของการพัฒนาระบบ

การเริ่มกระบวนการพัฒนาระบบ(Starting the Systems Development Process) 

      

            การดำเนินธุรกิจมีปัญหา(หรือมีโอกาส)ไหมอะไรเป็นต้นเหตุของปัญหานั้น การสร้างหรือปรับปรุงระบบจะช่วยแก้ไขปัญหาได้หรือไม่ อะไรที่ระบบสารสนเทศจะช่วยแก้ไขปัญหา

การศึกษาความเป็นไปได้(Feasibility Studies)

           การศึกษาความเป็นไปได้ เป็นการศึกษาขั้นต้นเพื่อสืบค้นหาความต้องการของสาระสนเทศในมุมมองของผู้ใช้และหาข้อสรุปของแหล่งข้อมูลที่ต้องการ ราคา ผลประโยชน์ที่จะได้รับและความเป็นไปได้ของโครงการ

         การวิเคราะห์ระบบ(Systems Analysis) การวิเคราะห์ระบบเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการพัฒนาระบบงานใหม่อย่างรวดเร็วหรือเกี่ยวข้องกับโครงการระยะยาว

        การวิเคราะห์องค์กร(Organizational Analysis) การวิเคราะห์องค์กร เป็นก้าวแรกที่สำคัญของการวิเคราะห์ระบบจะปรับปรุงระบบสารสนเทศได้อย่างไรหากไม่รู้ในเรื่องสิ่งแวดล้อมในองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบ................................................................................................

  แบบฝึกหัดท้ายหน่วยเรียนที่ 3

1. นักศึกษาใช้แนวคิดเชิงระบบในการแก้ไขปัญหา เช่นเดียวกับการแก้ไขปัญหาด้านการตลาด ทางด้าน การเงิน ทางด้านทรัพยากรมนุษย์หรือไม่ จงอธิบาย                     

ตอบ ใช้ เพราะแนวคิดเชิงระบบในการใช้แก้ปัญหานั้น เป็นแนวคิดที่สามารถนำไปแก้ปัญหาได้ทุกทางของปัญหา และเป็นกระบวนการที่เป็นระบบในการจัดลำดับความคิดมากขึ้น

2. ทำไมนักศึกษาจึงคิดว่า การจัดทำต้นแบบ (Prototyping) จึงกลายมาเป็นที่นิยมในการพัฒนาระบบใหม่ทางธุรกิจที่มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นพื้นฐาน                      

 ตอบ เป็นการพัฒนาการที่รวดเร็วและเป็นการทดสอบการทำงานของแบบจำลองหรือต้นแบบของระบบงานใหม่ ในการโต้ตอบและกระบวนการทำซ้ำประโยคคำสั่งในโปรแกรม เรียก การรวนรอ  

3. ให้นักศึกษาอธิบายว่า ปัจจุบันมีการนำการจัดทำต้นแบบเข้ามาแทนที่ หรือมาเสริมการพัฒนาระบบสารสนเทศ

ตอบ การสร้างต้นแบบสามารถใช้ได้ทั้งกับระบบงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ระบบงานขนาดใหญ่มีความต้องการในการใช้การพัฒนาจากระบบแบบเดิม ต้นแบบของระบบงานด้านธุรกิจที่เกิดความต้องการจากผู้ใช้

นั้นจะช่วยให้การพัฒนาดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว และสามารถทำซ้ำหรือปรับแต่งในส่วนของรายละเอียดจนผู้ใช้ให้การยอมรับ การทำต้นแบบขึ้นอยู่กับกระบวนการพัฒนาระบบสำหรับการใช้งานด้านธุรกิจ

5.มีซอฟต์แวร์ประยุกต์อะไรบ้างที่ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ใช้พัฒนาธุรกิจบนอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต เว็บไซต์

ตอบ  ในบรรดาซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่มีใช้กันทั่วไป ซอฟต์แวร์สำเร็จ (package) เป็นซอฟต์แวร์ที่มีความนิยมใช้กันสูงมาก ซอฟต์แวร์สำเร็จเป็นซอฟต์แวร์ที่บริษัทพัฒนาขึ้น แล้วนำออกมาจำหน่าย เพื่อให้ผู้ใช้งานซื้อไปใช้ได้โดยตรง ไม่ต้องเสียเวลาในการพัฒนาซอฟต์แวร์อีก ซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีจำหน่ายในท้องตลาดทั่วไป และเป็นที่นิยมของผู้ใช้มี 5กลุ่มใหญ่ ได้แก่

1) ซอฟต์แวร์ประมวลคำ (word processing software) เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์ใช้สำหรับการพิมพ์เอกสาร สามารถแก้ไข เพิ่ม แทรก ลบ และจัดรูปแบบเอกสารได้อย่างดี เอกสารที่พิมพ์ไว้จัดเป็นแฟ้มข้อมูล เรียกมาพิมพ์หรือแก้ไขใหม่ได้ การพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ก็มีรูปแบบตัวอักษรให้เลือกหลายรูปแบบ เอกสารจึงดูเรียบร้อยสวยงาม ปัจจุบันมีการเพิ่มขีดความสามารถของซอฟต์แวร์ประมวลคำอีกมากมาย ซอฟต์แวร์ประมวลคำที่นิยมอยู่ในปัจจุบัน เช่น วินส์เวิร์ด จุฬาจารึก โลตัสเอมิโปร

2) ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (spread sheet software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการคิดคำนวณ การทำงานของซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ใช้หลักการเสมือนมีโต๊ะทำงานที่มีกระดาษขนาดใหญ่วางไว้ มีเครื่องมือคล้ายปากกา ยางลบ และเครื่องคำนวณเตรียมไว้ให้เสร็จ บนกระดาษมีช่องให้ใส่ตัวเลข ข้อความหรือสูตร สามารถสั่งให้คำนวณตามสูตรหรือเงื่อนไขที่กำหนด ผู้ใช้ซอฟต์แวร์ตารางทำงานสามารถประยุกต์ใช้งานประมวลผลตัวเลขอื่น ๆ ได้กว้างขวาง ซอฟต์แวร์ตารางทำงานที่นิยมใช้ เช่น เอกเซล โลตัส

3) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (data base management software) การใช้คอมพิวเตอร์อย่างหนึ่งคือการใช้เก็บข้อมูล และจัดการกับข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ จึงจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์จัดการข้อมูล การรวบรวมข้อมูลหลาย ๆ เรื่องที่เกี่ยวข้องกันไว้ในคอมพิวเตอร์ เราก็เรียกว่าฐานข้อมูล ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจึงหมายถึงซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการเก็บ การเรียกค้นมาใช้งาน การทำรายงาน การสรุปผลจากข้อมูล ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่นิยมใช้ เช่น เอกเซส ดีเบส พาราด็อก ฟ๊อกเบส

4) ซอฟต์แวร์นำเสนอ (presentation software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับนำเสนอข้อมูล การแสดงผลต้องสามารถดึงดูดความสนใจ ซอฟต์แวร์เหล่านี้จึงเป็นซอฟต์แวร์ที่นอกจากสามารถแสดงข้อความในลักษณะที่จะสื่อความหมายได้ง่ายแล้วจะต้องสร้างแผนภูมิ กราฟ และรูปภาพได้ ตัวอย่างของซอฟต์แวร์นำเสนอ เช่น เพาเวอร์พอยต์ โลตัสฟรีแลนซ์ ฮาร์วาร์ดกราฟิก

5) ซอฟต์แวร์สื่อสารข้อมูล (data communication software) ซอฟต์แวร์สื่อสารข้อมูลนี้หมายถึงซอฟต์แวร์ที่จะช่วยให้ไมโครคอมพิวเตอร์ติดต่อสื่อสารกับเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นในที่ห่างไกล โดยผ่านทางสายโทรศัพท์ ซอฟต์แวร์สื่อสารใช้เชื่อมโยงต่อเข้ากับระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เช่น อินเทอร์เน็ต ทำให้สามารถใช้บริการอื่น ๆ เพิ่มเติมได้ สามารถใช้รับส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ใช้โอนย้ายแฟ้มข้อมูล ใช้แลกเปลี่ยนข้อมูล อ่านข่าวสาร นอกจากนี้ยังใช้ในการเชื่อมเข้าหามินิคอมพิวเตอร์หรือเมนเฟรม เพื่อเรียกใช้งานจากเครื่องเหล่านั้นได้ ซอฟต์แวร์สื่อสารข้อมูลที่นิยมมีมากมายหลายซอฟต์แวร์ เช่น โปรคอม ครอสทอล์ค เทลิ